I sidste uge modtog jeg en e-mail fra vores canadiske partner Mark, der informerede mig om, at han ville besøge Canton Fair den 23. oktober og planlagde at komme til Sunny Glassware Co, Ltd den næste dag for at diskutere forretninger parfumeflasker i glas. Dette bliver mit andet møde med Mark.
Når jeg ser tilbage på vores første samarbejde sidste år, føles det stadig frisk i min hukommelse. Dengang, inden for mindre end 24 timer efter vores første møde, afsluttede vi med succes vores første ordre på 40-fods high-cube (40HQ) parfumeflasker. Det var en fredag tæt på slutningen af arbejdsdagen, da jeg modtog en forespørgselsmail fra Mark vedrørende parfumeflasker af glas, og jeg erfarede, at han var ankommet til Kina og håbede at besøge vores fabrik dagen efter. Til at begynde med var jeg i tvivl: en klient, der ikke havde engageret sig i dybdegående kommunikation på forhånd og kun kendte til os gennem en vens anbefaling, men alligevel prompte arrangeret et besøg, var gyldigheden af en sådan forespørgsel tvivlsom.
På trods af mine betænkeligheder har jeg stadig lavet grundige forberedelser i overensstemmelse med modtagelsesprocedurerne. Med en holdning af "positivt forsøg" kom jeg i kontakt med Mark via WhatsApp og sendte ham de specifikke placeringsoplysninger for højhastighedsbanegården i nærheden af fabrikken.
Det var lørdag, og min kusine, som arbejder med international logistik, kom på besøg. Jeg inviterede hende til at deltage i receptionen i håb om, at hendes faglige viden kunne yde støtte i den efterfølgende forsendelsesproces. Som det viste sig, gav hendes deltagelse en stærk garanti for den hurtige fremgang af ordren.-
Mark er en effektiv og omhyggelig forretningsmand. Under besøget gennemførte han en omfattende og detaljeret inspektion af produktionslinjens drift og kvalitetsinspektionsprocessen. Det, der imponerede mig endnu mere, var, at han straks oprettede forbindelse til salgsteamet i Canada via videoopkald på WhatsApp. På det tidspunkt var det morgen i Kina, men sent om aftenen i Canada, men teamet var stadig online for at bekræfte produktdetaljerne i realtid, hvilket fuldt ud demonstrerede deres høje niveau af professionalisme og dedikation.
Mens der blev holdt dybdegående diskussioner om parfumeflaskernes stil, vigtige kvalitetskontrolstandarder og priser, spurgte kunden også om forsendelsesplanen, efter at varerne var klar. Takket være niecens deltagelse på stedet blev de relevante spørgsmål besvaret omgående, og flere logistiske forholdsregler blev suppleret, hvilket effektivt undgik potentielle omkostningsrisici.
Mark nikkede ofte, hans reaktion viste, at denne kommunikation oversteg forventningerne. Det var først da, at jeg indså, at min fætter ikke blot var en ledsager, men havde spillet en afgørende rolle i forhandlingerne.
Efter besøget inviterede vi Mark til middag sammen. Under måltidet erfarede vi, at hans hovedformål med at komme til Kina denne gang var at besøge eksisterende leverandører. Under kommunikationen med hans jævnaldrende nævnte de deres langvarige samarbejde erfaring med Sunny Glasvarer og foreslog, at han udvidede sine forsyningskædekanaler. Så han benyttede lejligheden til at komme på besigtigelse. Baseret på de faktiske samarbejdssager fra hans jævnaldrende og de intuitive følelser fra besøget på stedet, sagde Mark, at han havde fået meget ud af denne tur, og det var det værd.
Jeg troede, at dagens rejseplan var nået til en vellykket afslutning, men en større overraskelse var endnu ikke kommet - sent på aftenen summede min telefon med en besked: Mark besluttede at bestille en 40HQ glasparfumeflaske.
Da jeg så denne information, var jeg stadig chokeret. Jeg havde aldrig forestillet mig, at et første-bekendtskabsbesøg kunne føre til et så storstilet førsteordre-samarbejde inden for 24 timer. Selv mine hænder rystede let af spænding, mens jeg lavede proformafakturaen (PI).
Når man ser tilbage på hele processen, fra den indledende forsigtige sondering til den endelige lynhurtige aftale, tog det mindre end 24 timer at gennemføre. Men bag dette meget effektive resultat ligger den kombinerede effekt af professionelle evner, oprigtige holdninger og en hurtig reaktionsmekanisme. Endnu vigtigere, tillidsanbefalingen fra den samarbejdsvillige klient forkortede den tillidsopbyggende periode mellem begge sider betydeligt, hvilket tjente som en afgørende katalysator for en smidig gennemførelse af det første samarbejde.
