La settimana scorsa ho ricevuto un'e-mail dal nostro partner canadese Mark, che mi informava che avrebbe visitato la Fiera di Canton il 23 ottobre e aveva programmato di venire a Sunny Glassware Co., Ltd. il giorno successivo per discutere l'attività di bottiglie di profumo in vetro. Questo sarà il mio secondo incontro con Mark.
Ripensando alla nostra prima collaborazione l'anno scorso, è ancora fresca nella mia memoria. Allora, in meno di 24 ore dal nostro primo incontro, abbiamo concluso con successo il nostro primo ordine di flaconi di profumo high-cube (40HQ) da 40 piedi. Era un venerdì quasi alla fine della giornata lavorativa quando ho ricevuto un'e-mail da Mark riguardante le bottiglie di profumo in vetro e ho saputo che era arrivato in Cina e sperava di visitare la nostra fabbrica il giorno successivo. All'inizio avevo qualche dubbio: un cliente che non aveva avuto una comunicazione approfondita prima e conosceva noi solo attraverso il consiglio di un amico, ma organizzarono prontamente una visita, la validità di tale indagine era discutibile.
Nonostante le mie preoccupazioni, mi sono comunque preparato approfonditamente in conformità con le procedure di accoglienza. Con un atteggiamento di "tentativo positivo", mi sono messo in contatto con Mark tramite WhatsApp e gli ho inviato le informazioni specifiche sulla posizione della stazione dell'Alta Velocità vicino alla fabbrica.
Era sabato e mio cugino, che lavora nella logistica internazionale, venne a trovarmi. L'ho invitata a partecipare al ricevimento, sperando che le sue conoscenze professionali potessero fornire supporto nel successivo processo di spedizione. Come si è scoperto, la sua partecipazione ha fornito una forte garanzia per il rapido avanzamento dell'ordine.-
Mark è un uomo d'affari efficiente e meticoloso. Durante la visita, ha condotto un'ispezione completa e dettagliata del funzionamento della linea di produzione e del processo di controllo della qualità. Ciò che mi ha colpito ancora di più è che si è immediatamente messo in contatto con il team di vendita in Canada tramite videochiamata su WhatsApp. A quel tempo, era mattina in Cina ma tarda notte in Canada, eppure il team era ancora online per confermare i dettagli del prodotto in tempo reale, dimostrando pienamente il loro alto livello di professionalità e dedizione.
Mentre si discuteva approfonditamente sullo stile delle bottiglie di profumo, sugli standard chiave di controllo della qualità e sui prezzi, il cliente si informava anche sul piano di spedizione una volta che la merce era pronta. Grazie alla partecipazione in loco della nipote, è stata data una risposta tempestiva alle domande pertinenti e sono state integrate molteplici precauzioni logistiche, evitando di fatto potenziali rischi di costo.
Mark annuiva spesso, la sua reazione indicava che questa comunicazione superava le aspettative. Solo allora mi sono reso conto che mio cugino non era semplicemente un accompagnatore, ma aveva svolto un ruolo cruciale nella trattativa.
Dopo la visita abbiamo invitato Mark a cenare insieme. Durante il pasto, abbiamo appreso che lo scopo principale della sua venuta in Cina questa volta era visitare i fornitori esistenti. Durante la comunicazione con i suoi colleghi, hanno menzionato la loro esperienza di cooperazione a lungo termine con Sunny Glassware e gli suggerì di espandere i canali della sua catena di fornitura. Quindi ha colto l'occasione per venire a fare un sopralluogo. Sulla base dei casi concreti di collaborazione dei suoi colleghi e delle sensazioni intuitive derivanti dalla visita sul posto, Mark ha affermato di aver guadagnato molto da questo viaggio e che ne è valsa la pena.
Pensavo che l'itinerario della giornata fosse giunto a una conclusione positiva, ma la sorpresa più grande doveva ancora arrivare: a tarda notte, il mio telefono ha vibrato con un messaggio: Mark ha deciso di effettuare un ordine per una bottiglia di profumo in vetro 40HQ.
Quando ho visto queste informazioni, ero ancora scioccato. Non avrei mai immaginato che una visita di prima conoscenza potesse portare ad una cooperazione di prim’ordine su così vasta scala nell’arco di 24 ore. Anche le mie mani tremavano leggermente per l'eccitazione mentre compilavo la fattura proforma (PI).
Ripensando all’intero processo, dall’indagine iniziale cauta fino al rapidissimo accordo finale, ci sono volute meno di 24 ore per essere completato. Tuttavia, dietro questo risultato altamente efficiente si nasconde l’effetto combinato di capacità professionali, atteggiamenti sinceri e un meccanismo di risposta rapida. Ancora più importante, la raccomandazione di fiducia da parte del cliente della cooperativa ha ridotto significativamente il periodo di creazione della fiducia tra entrambe le parti, fungendo da catalizzatore cruciale per la corretta attuazione della prima cooperazione.
